Způsob, jakým v Roche podepisujeme smlouvy, se může zprvu jevit jako marginální záležitost. Ve skutečnosti se ale jedná o jeden z mála důležitých bodů strategie, která nás vede k inovaci a zjednodušování interních procesů. V roce 2021 se nám podařilo dosáhnout elektronizace více než 95 % podepsaných smluv. Posunout pomyslnou hranici ještě dál ke 100 % bude možné až poté, co na tuto změnu budou připraveni zbývající subjekty (naši zákazníci a dodavatelé), s nimiž smlouvy zatím uzavíráme v tištěné formě.

Aplikace DocuSign

S některými subjekty jsme již delší čas smlouvy podepisovali za použití kvalifikovaných elektronických certifikátů. Touto možností však disponovala jen menší část těch, s nimiž smlouvy uzavíráme, a proto jsme se rozhodli hledat doplněk ke stávajícímu řešení, který by nám umožnil pokrýt i zbytek. Zvolili jsme aplikaci DocuSign, která je 
v Roche globálně upřednostňovaným řešením.

Výhody pro naše zákazníky a dodavatele

Při použití DocuSign máme v jakýkoliv čas dokonalý přehled o všech dokumentech, které jsou v podpisovém procesu, vidíme, kdo si dokument zobrazil, kdo ne, komu již přišla upomínka apod. Naši zákazníci a dodavatelé si nemusí nic stahovat, nemusí se nikde registrovat a za podpis nic neplatí – zkrátka jim přijde e-mail, kliknou na tlačítko a přidají do dokumentu svůj podpis, přičemž všechno probíhá v jednom okně internetového prohlížeče na počítači nebo telefonu. Veškeré náklady za službu DocuSign hradí Roche.

Toto řešení je nejenom rychlé a velice jednoduché, nýbrž i flexibilní – podepisování dokumentů můžeme v případě potřeby přizpůsobit i na míru druhé smluvní straně, například pokud chce, aby byl dokument ještě elektronicky parafován nebo aby v kopii poté přišla notifikace některým dalším osobám. DocuSign je bezpečný a kromě šifrovaného připojení nabízí možnost ověřit totožnost uživatele pomocí PIN kódu nebo SMS zprávy (podobně jako například při přihlašování do internetového bankovnictví). Díky tomuto přístupu se nám rovněž daří naplňovat jeden z důležitých cílů Roche: snižovat dopad na životní prostředí, neboť při každém podpisu smlouvy není třeba používat papíry, tisk ani služby dopravce. Jsme tak Roche #evergreener.

Kdy je možné DocuSign použít a kdy ne

DocuSign v současné době používáme při podepisování smluv s tzv. soukromoprávními podepisujícími, tedy s lékaři, soukromými společnostmi nebo se zahraničními subjekty. S ohledem na současnou právní úpravu nepoužíváme DocuSign při uzavírání pracovněprávních smluv nebo smluv s těmi, koho nazýváme jako veřejnoprávní podepisující, jde zejména o fakultní či krajské nemocnice, v těchto případech používáme kvalifikované elektronické certifikáty.

Nabízíme pomocnou ruku

Máme-li uzavřít nějakou smlouvu se zákazníkem nebo dodavatelem, který nemá doposud zkušenosti s žádnou formou elektronického podepisování, velice rádi při této příležitosti komukoliv pomůžeme – vysvětlíme detailně principy jednotlivých řešení a jejich výhody. Chceme pomoci i ostatním být #evergreener jako Roche.

Jak to funguje v praxi

Jakmile máme odsouhlasené znění smlouvy, vytvoříme v DocuSign tzv. obálku, do které vložíme dokumenty k podpisu, informace o podepisujících osobách atd. Tuto obálku následně pošleme elektronicky k podpisu nejprve do Roche a poté druhé smluvní straně. Každému podepisujícímu přijde z Docu-Sign e-mail (označený jménem té osoby, která ohledně smlouvy komunikovala, a opatřený logem Roche). Po kliknutí na odkaz a zadání PIN kódu, který je součástí e-mailu, se otevře náhled dokumentu k podpisu. Pak už pouze stačí přesunout se na místo, kde se dokument má podepsat, kliknout na tlačítko „podepsat“ a přidat svůj elektronický podpis (ten je možné nakreslit buď myší, nebo prstem, anebo přidat z předvybraných stylů). Po podpisu všemi osobami se dokument opatří elektronickým certifikátem DocuSign. Závěrem DocuSign odešle všem kontaktním osobám notifikaci s podepsaným dokumentem.